Reunião: Do começo ao fim o que precisamos saber para ser uma reunião de sucesso!

Conciliar agendas, marcar uma reunião não é uma tarefa fácil, mas cabe a nós profissionais de secretariado executar essa super tarefa.

Agendar uma reunião requer certo jogo de cintura, precisa entrar em acordo com as agendas dos outros participantes, o que muitas vezes devido a demanda dos eventos é algo quase impossível.

Neste caso o invite do Outlook é bem vindo, ferramenta que nos auxilia no agendamento das reuniões.

Quando enviado o convite você pode enviar para uma ou mais pessoas, o programa do Outlook monitora quem aceita a solicitação e bloqueia o horário do seu calendário.

Verificar o propósito da reunião, a pauta, o assunto, se é uma reunião de planejamento ou brainstorming.

Verificar a disponibilidade do local e reservar, ver a necessidade de acessórios como: flipchart, canetas, sulfite, data show, notebook, cabo, cartão de visita, serviço de copa, tudo deve ser testado e providenciado antecipadamente.

Verificar se todos os participantes estão cientes da reunião e se a presença foi confirmada, fazer um check – list para verificar se tudo está de acordo, ver o tempo estimado que irá durar a reunião, isso é importante caso se no mesmo dia possa ocorrer outras reuniões com o mesmo executivo.

Tomada todas essas providências, verificar se é necessário a sua presença para anotação e elaboração da ATA e a distribuição da mesma, em algumas empresas são necessárias à realização de ATA no momento da reunião ou posterior a ela.

É necessário fazer um follow-up, para as devidas ações a serem providenciadas. Vamos praticar!!!

Um grande abraço e boa leitura!!!

Keli Pereira dos Anjos

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