Muito parecido com a função de uma secretária executiva, a função de Office manager tem suas particularidades e diferenças sendo mais estratégico, foco na redução de custos e otimização do tempo.
Aprender mais sobre como gerir um escritório e como eles controlam tudo, desde a contratação da equipe de trabalho como: motorista, recepção, copa, limpeza, manutenção predial, trabalho de terceiros, ou seja, fazem tudo, são muitos os desafios diários.
É necessário colocar esforço, dedicação e amor para realizar um trabalho bem feito.
Você é responsável por tudo que possa acontecer desde uma lâmpada queimada até algo mais complexo.
Ferramentas para lidar e cuidar da gestão do escritório, manter tudo em ordem, ressaltando que você não é um super herói e não pode resolver tudo sozinho, precisa de parceiros, precisa ter contatos, pessoas chaves e acima de tudo ter bons relacionamentos.
Caso se comprometa em fazer algo, faça, isso gera credibilidade, não prometa algo que não possa cumprir.
Não esquecer:
Cartões de visita;
Sala de reuniões;
Carros: gestão de frotas para os diretores e funcionários;
Documentação geral dos carros/multas: requer atenção e dá muito trabalho fazer recursos de multas;
Tarefas:
Ajudar a reduzir custos;
Criar novos projetos;
Controlar materiais de escritório;
Agregando conhecimento o tempo todo, por isso a importância de ter parcerias.
É preciso ter o poder de negociação, pesquisar e obter valores mais baixos, sempre tentando reduzir os custos da empresa.
Quem responde para o Office Manager?
Office boy;
Copeira;
Setor de limpeza;
Motorista;
Recepção;
Planilhas de check list para controle o tempo todo. Para demonstrar o quanto você compra e gasta por semana/dia/mês, é necessário ter todos esses dados muito bem controlados, e disponibilizar a planilhas para determinados departamentos, assim todo mundo trabalha interligado, precisa saber gerir pessoas.
Precisa ter: Resiliência, Respeito e Educação, saber tratar as pessoas é muito importante para criar laços.
Para criar um Budget para o próximo ano é necessário fazer uma reunião com a equipe em meados de novembro ou dezembro, para começar o ano com orçamentos e demais detalhes alinhados.
São feitas planilhas de janeiro a dezembro com o valor anual: são os controles/fornecedores e negociações. É necessário trabalhar com a melhoria contínua sempre, fazer bem e com baixo custo.
Saber gerir pessoas: ter equilíbrio/saber lidar com o emocional é fundamental para esta função.
Um grande abraço e boa leitura!
Keli Anjos